مدیریت بحران در سازمان و راهنمای کامل آن

مدیریت بحران در سازمان

یک اتفاق ناگهانی و غیر منتظره که منجر به نا آرامی های گسترده در بین افراد در محل کار شود ، بحران سازمان نامیده می شود . به عبارت دیگر ، بحران به عنوان شرایط اضطراری تعریف می شود که باعث اختلال در عملکرد کارکنان و همچنین بی ثباتی در سازمان می شود. بحران به طور کلی بر یک فرد ، گروه ، سازمان یا جامعه تأثیر می گذارد. در واقع دنباله ای از وقایع مزاحم ناگهانی است که به سازمان آسیب می رسانند و باعث ایجاد احساس ترس و تهدید در بین افراد می شود. یکی از موارد مهم برای مدیریت و رهبری کسب و کار ، مدیریت بحران در سازمان است. پس تا پایان این مقاله همراه ما باشید.

مدیریت بحران در سازمان چیست؟

مدیریت بحران شناسایی تهدیدات برای سازمان و ذینفعان آن و روشهایی است که سازمان برای مقابله با این تهدید ها به کار می برد . با توجه به غیرقابل پیش بینی بودن وقایع جهانی ، سازمان ها باید بتوانند با تغییرات چشمگیر در نحوه انجام تجارت کنار بیایند. مدیریت بحران در سازمان اغلب نیاز به تصمیم گیری دارد که در یک بازه زمانی کوتاه اتخاذ شود . به منظور کاهش عدم اطمینان در صورت بروز بحران ، سازمان ها غالباً برنامه مدیریت بحران را ایجاد می کنند.

 

به چه دلایلی ممکن است بحران در یک سازمان به جود آید؟

  • خرابی فن آوری و خرابی ماشین ها منجر به بحران می شود. مشکلات اینترنت ، فساد در نرم افزار ، خطاهای مربوط به رمزهای عبور همه بحران ایجاد می کنند.
  • بحران زمانی بوجود می آید که کارمندان با یکدیگر موافق نیستند و میان خود می جنگند. بحران در نتیجه تحریم ، اعتصاب برای مدت نامحدود ، اختلافات و غیره بوجود می آید.
  • خشونت ، سرقت و تروریسم در محل کار منجر به بروز بحران سازمان می شود.
  • غفلت از مسائل جزئی در ابتدا می تواند به بحران بزرگ و وضعیت عدم اطمینان در محل کار منجر شود . مدیریت باید کنترل کاملی بر کارمندان خود داشته باشد و نباید نگرش گاه به گاه در کار را اتخاذ کند.
  • رفتارهای غیرقانونی مانند پذیرش رشوه ، کلاهبرداری ، اطلاعات یا دستکاری اطلاعات باعث بروز بحران سازمان می شود.
  • بحران زمانی بوجود می آید که سازمان نتواند به طلبکاران خود پول بپردازد و خود را یک سازمان ورشکسته اعلام کند .

نحوه مدیریت بحران در سازمان

مدیریت بحران در سازمان

 

همه مشاغل ، بزرگ یا کوچک ممکن است با مشکلاتی روبرو شود که ممکن است بر روند عادی عملکرد آن تأثیر منفی بگذارد. بحران هایی از قبیل آتش سوزی ، فوت یک مدیر عامل ، حمله تروریستی ، نقض داده ها یا بلایای طبیعی می تواند از نظر فروش از دست رفته ، مشتریان و کاهش درآمد خالص شرکت به هزینه‌های ملموس و نامحسوس منجر شود . مشاغلی که بطور مؤثر در صورت پیش بینی شرایط پیش بینی نشده ، برنامه تداوم کسب و کار را عملی می کنند ، می توانند اثرات هر اتفاق منفی که رخ می دهد را کاهش دهند. روند دستیابی به یک برنامه تداوم در صورت بروز بحران به عنوان مدیریت بحران در سازمان شناخته می شود که برای موفقیت در کسب و کار الزامی است.

برای داشتن یک برنامه تداوم کسب و کار در پی وقوع یک بحران ، بیشتر بنگاه ها با انجام تجزیه و تحلیل ریسک در مورد عملیات خود شروع می کنند. تجزیه و تحلیل ریسک یعنی فرایند شناسایی هرگونه عارضه جانبی که ممکن است رخ دهد و احتمال وقوع آن . با اجرای شبیه سازی ها و متغیرهای تصادفی با مدل های ریسک مانند جداول سناریو، یک مدیر ریسک می تواند احتمال بروز ریسک در آینده ، بهترین و بدترین نتیجه هر رویداد منفی و آسیب هایی که در صورت وقوع ریسک به شرکت وارد کرده است را ارزیابی کند.

به عنوان مثال ، یک مدیر ریسک ممکن است تخمین بزند که احتمال وقوع سیل در منطقه عملیاتی شرکت بسیار زیاد است. بدترین حالت سیل تخریب سیستم های رایانه ای شرکت و هارد دیسک ها و در نتیجه از دست دادن داده های مربوط به مشتریان ، تأمین کنندگان و پروژه های در حال انجام است.

هنگامی که مدیر می داند کاری دارای ریسک است و از خطرات احتمالی و تأثیر آن را بر شرکت آگاه است ، طرحی توسط تیم مدیریت بحران ایجاد می شود تا در صورت تحقق وضعیت اضطراری و بروز اضطراب ، بتوانند به موقع اقدام کنند.  به دنبال مثال بالا که در آن یک شرکت با احتمال زیاد در برابر سیل مواجه است ، ممکن است یک سیستم پشتیبان برای کلیه سیستم های رایانه ای ایجاد شود. به این ترتیب ، اگر سیل رخ دهد که شرکت را تحت تأثیر قرار می دهد ، باز هم سابقه ای از داده ها و فرآیندهای کاری خود را ذخیره می کند.

اگرچه ممکن است در حالی که شرکت تجهیزات جدید رایانه ای خریداری می کند ، تجارت برای مدت زمان کوتاهی کند شود ، عملیات تجاری کاملاً متوقف نمی شود. با داشتن یک راه حل برای حل بحران ، یک شرکت و ذینفعان آن می توانند به خوبی تحولات ناگهانی ، غیر منتظره و نامطلوب را آماده و سازگار کنند.

 

ویژگی های اساسی مدیریت بحران در سازمان

  •  مدیریت بحران شامل فعالیت ها و فرایندهایی است که به مدیران و همچنین کارمندان کمک می کند تا حوادثی را که منجر به بروز بحران و عدم اطمینان در سازمان می شود ،تحلیل و درک کنند.
  • مدیریت بحران مدیران و کارمندان را قادر می سازد تا به طور مؤثر به تغییرات در فرهنگ سازمان پاسخ دهند.
  • این امر شامل هماهنگی مؤثر بین بخش ها برای غلبه بر شرایط اضطراری است.
  • کارمندان در زمان بحران باید به طور مؤثر با یکدیگر ارتباط برقرار کرده و سطح خود را به بهترین نحو امتحان کنند تا بر اوضاع دشوار غلبه کنند.
  • نکاتی که باید در هنگام بحران به خاطر داشته باشید : وحشت نکنید ، شایعات را در اطراف پخش نکنید و  صبور باشید .
  • در زمان بحران ، مدیریت باید با کارمندان ، مشتری های خارجی ، دارندگان سهام و همچنین رسانه ها به طور منظم در تماس باشد.

 

مدیریت بحران در مقابل مدیریت ریسک :

مدیریت بحران در سازمان لزوماً همان مسئله مدیریت ریسک نیست . بر خلاف مدیریت ریسک ، که شامل برنامه ریزی برای رویدادهایی است که ممکن است در آینده اتفاق بیفتد ، مدیریت بحران شامل واکنش به حوادث منفی در طی و بعد از وقوع آنها می شود. به عنوان مثال یک شرکت نفتی ممکن است برنامه ای را برای مقابله با احتمال ریزش روغن داشته باشد ، اما در صورت بروز چنین فاجعه ای ، میزان نشت ، واکنش شدید افکار عمومی و هزینه پاکسازی می تواند بسیار متفاوت باشد. و ممکن است از انتظارات فراتر رود .

 

دلایل نیاز به مدیریت بحران در سازمان

  • مدیریت بحران در سازمان افراد را آماده می کند تا با شجاعت و اراده در برابر تحولات غیر منتظره و شرایط نامطلوب در سازمان روبرو شوند.
  • کارمندان با تغییرات ناگهانی در سازمان مطابقت پیدا می کنند.
  • کارمندان می توانند دلایل بحران را درک کرده و آنالیز کرده و با بهترین روش با آن مقابله کنند.
  • مدیریت بحران به مدیران کمک می کند تا استراتژی هایی را تدوین کنند تا از شرایط نامشخص بیرون بیایند و همچنین درباره مسیر آینده اقدام کنند.
  • مدیریت بحران به مدیران کمک می کند تا علائم اولیه بحران را حس کنند ، به کارکنان نسبت به عواقب آن هشدار دهند و اقدامات احتیاطی لازم را برای این موارد انجام دهند .

 

 

انواع بحران ها

بحران می تواند به خودی خود یا توسط نیروهای خارجی ایجاد شود.  نمونه هایی از نیروهای خارجی که می توانند بر عملکرد یک سازمان تأثیر بگذارد عبارتند از : بلایای طبیعی ، نقض امنیت و یا اطلاعات غلط در مورد شرکت که به اعتبار آن آسیب می رساند .

بحران هایی که به صورت خود به خودی در سازمان ایجاد می شوند ، مانند زمانی که یک کارمند در محیطی با مواد شیمیایی خطرناک سیگار می کشد ، پرونده های مشکوک را روی یک لپ تاپ اداری باز یا بارگیری می کند ، خدمات ضعیفی به مشتری ارائه می دهد و …  اگر یک شرکت دستورالعمل ها و پروتکل های دقیق پیروی از اخلاق ، سیاست ها ، قوانین و مقررات را در بین کارمندان اعمال کند ، می تواند بحران داخلی را مدیریت ، آن را کاهش دهد یا از آن جلوگیری کند.

انواع بحران به صورت موردی :

 

  1. بحران طبیعی
  2. بحران فناوری
  3. بحران رویارویی
  4. بحران بدخواهی
  5. بحران رفتار های سازمانی
  6. بحران ناشی از خشونت در محل کار
  7. بحران ناشی از شایعات
  8. ور شکستگی
  9. بحران ناشی از عوامل طبیعی
  10. بحران ناگهانی

مدیریت بحران در سازمان برای رهبری کسب و کار امری الزامی است پس به عنوان یک مدیر و رهبر باید اطلاعاتی دقیق در مورد آن داشته باشید و بتوانید به درستی از آن ها در کار استفاده کنید. چطور است قبل از آن مقاله تیم سازی در سازمان را برای کسب اطلاعات بیشتر مطالعه کنید تا با کمک تیم خود بتوانید در مقابل بحران ها مقاومت خوبی رو از خود نشان دهید.

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *